Dicas essenciais para manter a produtividade ao fazer home office

Fazer home office em tempos desafiadores não é uma tarefa fácil, não é mesmo?

Empresários ao redor do mundo estão quebrando a cabeça para adaptar as suas rotinas e a dos seus funcionários ao trabalho remoto devido às medidas adotadas para combater o COVID-19.

A quarentena e a necessidade do isolamento social fez com que empresas que nem pensavam em adotar este modelo, tivessem que correr para não perder clientes e produtividade.

A sua empresa vai fazer home office na quarentena? 

Fique tranquilo. A Embraoffice preparou um artigo com dicas de especialistas para você conseguir se adaptar e manter os seus colaboradores seguros.

Confira!

Defina uma Rotina para fazer Home Office

Antes de tudo, você e seus colaboradores devem entender que este é um período de transição e aprendizado. 

Quem não tem o hábito de fazer home office pode enxergar essa realidade como uma chance de descansar de pijama e seguir a programação da sua família. 

No escritório, estamos acostumados a receber demandas durante todo o dia, muitas vezes, sem qualquer organização. É uma ilusão achar que não há procrastinação no trabalho presencial.

Para garantir a transição para o modo de trabalho, desenvolva, junto com os seus colaboradores uma rotina que faça sentido. Se planejar toda as demandas da semana for possível, faça isso!

Todos precisam entender, minimamente, em que devem estar focados durante o dia.

Utilize a Gestão de Projetos como uma Aliada

Em tempos de quarentena e trabalho remoto, o papel do gestor passa a ser muito mais cobrado no sentido mais simples da sua função: a gestão.

É aqui que enxergamos que gerir não significa dar ordens ou cobrar demandas, mas organizar tudo, da melhor maneira possível e fazer a sua operação andar com as próprias pernas, sem a necessidade de reuniões desnecessárias ou cobranças exageradas.

Por isso, mude um pouco o seu foco. Pense na gestão de projetos. Analise os seus processos, verifique se não há falhas na execução, na comunicação ou na entrega. As vezes, perde-se muito tempo e produtividade quando o gestor não enxerga esse tipo de coisa.

Escolha os Apps certos antes de fazer Home Office

Diferente da rotina do escritório, onde é possível se levantar e procurar pelos dados de um cliente no seu arquivo, a rotina do home office precisa que a gestão da informação seja bem definida.

Não só da informação, mas de processos e comunicação. Tudo precisa estar em harmonia para que esse período de quarentena não gere mais prejuízos para o seu negócio.

Para resolver essa questão, aconselhamos você a definir as ferramentas e aplicativos que passarão a fazer parte do seu negócio a partir de hoje.

Abaixo, listamos algumas segestões:

Trello e Asana

O Trelllo e o Asana são ferramentas gratuitas de gestão de projetos. Com elas, é possível organizar a rotina dos seus funcionários por tarefas, através da metodologia scrum e acompanhar o desenvolvimento e entregas. Com certeza, serão as suas melhores amigas neste período de isolamento social.

WhatsApp e Slack

Com os seus colaboradores trabalhando remotamente, a comunicação interna no home office precisa ser precisa, ágil e organizada. Nesse sentido, o WhatsApp é a opção mais comum para isso.

Criar o “grupo da empresa” pode ser uma opção. Outro recurso, é dividir os grupos por clientes, ou projetos e evitar falar de outros assuntos ali. 

O Slack é uma ferramenta mais profissional que serve justamente para isso. Nele, é possível trabalhar por canais e encontrar facilmente arquivos e conversas.

Whereby e Zoom

Se você já fez home office, deve saber que as videoconferências são rotina. Para que tudo dê certo é preciso contar com as ferramentas corretas. 

Há diversas opções no mercado, mas aconselhamos você utilizar o Whereby, por ser simples, permitir até 4 pessoas na mesma sala e, porque não é preciso instalar nada! Basta enviar o link para os participantes e realizar a reunião. 

O Zoom segue a mesma linha, porém tem recursos melhores para quem precisa reunir uma quantidade maior de pessoas.

Escute os seus colaboradores para fazer Home Office!

Todos nós fomos pegos de surpresa e tivemos que adaptar as nossas rotinas em favor do combate ao COVID-19. Essa é uma situação atípica que as empresas estão lidando da maneira que podem.

É fato que nem todos estão familiarizados com o trabalho remoto. Algumas pessoas enfrentarão mais problemas ao trabalhar em casa do que outras. Leva tempo para que tudo funcione como você gostaria.

Dito isso, aproveita essa oportunidade não só para fazer home office, como para entender as particularidades de cada colaborador.

É entendendo que todos são humanos e tem objetivos e características pessoais próprias que você vai conseguir driblar essa crise e fazer a sua empresa sair da quarentena ainda mais forte e preparada para o mercado

Conte com a gente durante e quando tudo isso passar.

Gostou deste artigo sobre dicas para fazer home office em tempos de quarentena? Queremos te ouvir, compartilhe com a gente como está sendo para você!