Gestão do tempo e produtividade em 10 passos

Gestão do tempo e produtividade ainda é um mistério para você?

Você tem dificuldade para atingir as metas, e até mesmo cumprir a sua agenda diária?

Se a resposta for sim para essas duas questões, está na hora de agir para reverter esse quadro!

É verdade que para conciliar a rotina pessoal com a da empresa é necessário energia e bastante organização, e é isso que pode estar faltando para você alcançar o seu máximo potencial em todas as áreas da vida.

Quer saber como melhorar a sua gestão do tempo e produtividade? Então continue a leitura e confira os 10 passos que preparamos para você!

1. Mantenha a sua agenda atualizada

O primeiro passo para aumentar a sua produtividade, e aproveitar o tempo de forma mais satisfatória, é manter uma agenda atualizada, seja ela online ou de papel.

Anote os seus compromissos da semana e procure planejá-la de modo que você consiga executar as tarefas com tranquilidade.

Isso significa não marcar muitos compromissos próximos. Por exemplo, reunião com fornecedor às 11h30 e almoço com cliente às 12h.

Coloque no mínimo uma hora para cada atividade. Caso precise se deslocar, considere também o tempo de trajeto do trânsito.

Lembre-se de reservar um tempo para você e a sua família. Uma vida equilibrada é o caminho para o sucesso nos negócios.

2. Foque em uma tarefa de cada vez para facilitar a gestão do tempo e produtividade

Uma das principais falhas das pessoas que têm dificuldade com gestão do tempo e produtividade é querer fazer várias atividades ao mesmo tempo.

Dessa forma, elas acreditam que estão sendo multitarefa. Contudo, quando você foca em uma tarefa de cada vez, você aumenta as chances de executar com maior precisão e eficiência a atividade em questão.

Do contrário, quando você se dedica a fazer várias coisas ao mesmo tempo, fica mais difícil se concentrar. Nesse contexto, dividir as tarefas em similares é o máximo que você pode fazer, já que o raciocínio pode ser parecido, e o foco não é dispersado.

3. Faça a tarefa mais difícil primeiro

Sabe aquela tarefa que dá preguiça só de lembrar dela? Pois é por ela que você deve começar o seu dia para otimizar a sua gestão do tempo e produtividade.

Isso porque, ao finalizá-la, você terá a sensação de dever cumprido, o que colabora para que você se sinta mais motivado para terminar outras atividades.

Com isso, o seu dia fica mais produtivo e a sua capacidade de resolução também é aumentada.

4. Aprenda a dizer não

Como dono do seu próprio negócio, é natural que você seja requisitado por parceiros de negócios ou mesmo por colaboradores para sanar alguma dúvida ou dificuldade.

Entretanto, para fazer melhor uso do seu tempo, você deve estar preparado para dizer “não” para tarefas pouco importantes, ou que a pessoa em questão dê conta de fazer sozinha.

Com certeza essa pode não ser uma tarefa fácil se você não estiver acostumado a negar ajuda aos outros.

Contudo, é uma atitude necessária para o crescimento da outra pessoa e do próprio time de trabalho. Com a sua negativa, ela vai procurar meios de resolver a questão sozinha.

Assim, concedendo autonomia, você aproveita melhor a mão de obra disponível e reduz o tempo com tarefas mais operacionais.

5. Evite distrações

Vivemos em um mundo altamente globalizado, onde a informação chega o tempo todo por meio da internet.

Mensagens, sites de notícias e redes sociais são apenas alguns exemplos de distrações que podem consumir preciosos minutos (e até mesmo horas) do seu dia.

Por isso, evitar esse tipo de distração quando estiver no trabalho é fundamental. Para não ficar alienado acerca do que acontece fora do escritório, estabeleça um horário pela manhã e à tarde para se inteirar das notícias.

6. Aprenda a delegar tarefas para otimizar a gestão do tempo e produtividade

Você tem um perfil centralizador?

Pois saiba que é necessário se livrar desse comportamento, mesmo que anteriormente fosse somente você para dar conta de todas as tarefas da empresa.

Procure desenvolver a sua confiança na equipe para que o seu tempo seja otimizado, e para que você possa se dedicar a tarefas mais estratégicas, ou seja, que colaborem para o desenvolvimento do seu negócio.

7. Faça reuniões rápidas

Reuniões são necessárias para o alinhamento de ideias e também para incentivar o amadurecimento de novas soluções, não é mesmo?

No entanto, quando ela se prolonga demais, acaba sendo cansativa e pouco produtiva.

Para otimizar o tempo das reuniões, crie pautas e procure segui-las. Informar aos participantes sobre os temas que serão acordados também colabora para que eles se organizem.

Lembre-se de deixar claro o horário de início e término da reunião e procure ficar dentro desse espaço de tempo.

Caso surjam outras questões não previstas e elas sejam densas, direcione para outra reunião. Dessa forma, você mantém o foco no assunto em questão.

8. Faça pausas estratégicas para melhorar a gestão do tempo e produtividade

Apenas evitar as distrações não irá garantir mais eficiência na gestão do tempo e produtividade.

É necessário dar uma pausa para o seu cérebro no meio do expediente para que você possa voltar a produzir com eficiência. É por isso que aqueles 5 minutos no cafezinho não podem ser descartados.

Você também precisa entender como a sua mente trabalha para garantir o aumento da produtividade. Por isso, talvez você precise de mais pausas, e está tudo bem, desde que elas não sejam longas demais e façam você perder o foco.

9. Evite jornadas exaustivas

É comum os empreendedores trabalharem mais de 12 horas por dia. Contudo, longas jornadas são inimigas da produtividade, pois a sua mente tende a ficar cansada.

Além disso, você pode cometer o equívoco de exigir o mesmo empenho de sua equipe, o que pode causar graves problemas para a empresa, como a perda da sua saúde e de seus funcionários.

10. Reserve um tempo para cuidar de você

Como você está cuidando de você mesmo?

Com tantas ideias para colocar em prática, e tantos recursos a serem levantados, a ansiedade, o estresse e o excesso de trabalho podem ser uma combinação perfeita para uma estafa.

Mas, como você já deve saber, sem saúde você não conseguirá manter o seu negócio funcionando.

Por isso, priorizar a sua saúde física e mental é muito importante para equilibrar todas as áreas da sua vida.

A prática de exercícios físicos, o convívio social e o autoconhecimento podem ajudá-lo a cuidar mais de você e, consequentemente, você terá mais qualidade de vida e também mais saúde!

Como você pode perceber, melhorar a gestão do tempo e produtividade é possível com a aplicação dessas dicas. Lembre-se de manter o foco e disciplina para aumentar os seus resultados, ok?!

O que você achou deste artigo sobre foco e disciplina? Deixe nos comentários a dica que você vai colocar em prática!