Reunião online: como conduzir com clientes

Com a pandemia desencadeada pelo novo coronavírus, fazer reunião online com clientes tem sido a solução usada por muitas empresas.

Além disso, com a ajuda da tecnologia, esse processo tem se mostrado bastante eficiente para reunir pessoas de onde quer que elas estejam.

As reuniões online também trazem vantagens, como otimização do tempo e redução de custos com deslocamento.

Mas, você sabe como fazer uma reunião online com clientes de forma eficiente? Conhece todos os recursos e ferramentas que podem ser usados para conduzir da melhor forma esse encontro?

Caso as respostas sejam talvez ou não, este artigo é para você! Acompanhe as dicas a seguir de como fazer uma reunião online com clientes!

Organize o seu espaço de trabalho

Assim como acontece nas reuniões presenciais, o ambiente em que você se apresenta para as pessoas deve estar organizado e limpo, transmitindo uma imagem de profissionalismo e credibilidade.

Por isso, fique atento aos objetos que aparecerão na tela durante a reunião. Além disso, também é importante escolher um local claro e silencioso.

Caso esteja em home office, avise para os demais moradores da casa que você está ocupado e que não poderá atendê-los em determinado horário.

Isso evita que você seja interrompido com questões domésticas, o que pode passar uma má impressão para o seu cliente, mesmo no contexto atual.

Marque a reunião com antecedência

Verifique a disponibilidade de agenda dos participantes e marque a reunião com antecedência.

Se possível, no envio do convite, já deixe registrado os principais pontos e pautas que serão abordadas.

Dessa forma, você estabelece um roteiro prévio e evita que assuntos não previstos tomem grande parte do tempo do encontro, tornando sua call ainda mais produtiva.

Escolha a plataforma da reunião online

Existem diversas plataformas gratuitas que podem ser usadas para as reuniões online, como Zoom, Skype e Google Meet, só para você ter uma ideia.

Ainda é possível fazer reuniões com sistemas próprios da empresa. Escolha a plataforma e compartilhe as informações com os integrantes do encontro com dia, horário e assuntos a serem abordados.

Verifique o funcionamento dos equipamentos

Como o encontro será remoto, é importante ficar atento às questões técnicas, como verificar se a internet está funcionando, testar a plataforma de videoconferência, assim como o som e vídeo do dispositivo que será usado, a exemplo do celular e notebook.

Fique atento ao seu visual

Não é porque a reunião com o cliente é online que você vai se descuidar do seu visual, não é mesmo?

Por isso, nada de pijamas e barba por fazer, ok?

Vista-se como se estivesse no escritório, ou seja, de modo mais profissional. Lembre-se que você representa a empresa, e a sua imagem também é vendida.

Por isso, não se descuide, pois, com certeza, são os pequenos detalhes que mais geram valor para a sua marca pessoal e profissional!

Seja pontual

Não é porque você vai fazer a reunião online de casa ou de um coworking que você vai se descuidar do horário, certo?

A pontualidade é algo extremamente valorizado no mundo dos negócios. Afinal, tempo é dinheiro!

Portanto, esteja atento e entre na sala do chat com pelo menos 5 minutos de antecedência. Dessa forma, quando o cliente entrar, você estará preparado para recepcioná-lo.

Comece a reunião online quebrando o gelo

Caso a reunião com o cliente envolva pessoas que ele ainda não conhece, é importante apresentá-las e também conduzir as atividades de modo mais leve, principalmente nos primeiros minutos.

Isso porque, esse é o momento em que as pessoas estão se ambientando.

Logo, comece explicando quem é quem. Se você identificar abertura para um comentário mais descontraído, faça-o com cautela, a fim de que todos se sintam mais à vontade.

Assim, você colabora para que todos os participantes se sintam mais confiantes e se abram para as ideias que serão apresentadas.

Faça o alinhamento dos assuntos principais

Após as apresentações iniciais, é importante expor qual o motivo do encontro e também explicar as principais ideias que nortearão a reunião de negócios.

Abra espaço para discussão e para feedbacks, sempre focando no objetivo central do encontro.

Use recursos visuais na reunião online

Para aumentar a atenção dos participantes, você pode compartilhar slides na tela e também usar recursos de apresentação ou ferramentas colaborativas, a exemplo do Google Docs e outras disponíveis.

Faça o intermédio das conversas

Se todo mundo falar ao mesmo tempo, é bem provável que o encontro seja pouco produtivo, certo?

Para evitar que isso aconteça, logo no início da reunião, diga que você vai intermediar o diálogo. 

Caso algum participante queira expor algo, peça-o para sinalizar levantando a mão, ou fazer outro sinal.

Dessa forma, você organiza o fluxo de comunicação do encontro online com o cliente, evitando que as pessoas não se entendam.

Defenda seus produtos e serviços

Assim como acontece nas reuniões presenciais, após a exposição do diagnóstico e soluções, é importante defender os produtos e serviços da sua empresa como a melhor alternativa para o cliente.

Para isso, use os recursos visuais para trazer dados como estudos e pesquisas estatísticas do que você está argumentando.

Se você tiver um estudo de caso da empresa do cliente para apresentar e embasar as suas argumentações, isso é ideal para convencê-lo de que você sabe o que está dizendo.

Dê espaço para contra-argumentação

No mundo dos negócios, saber ouvir é tão importante quanto saber falar.

Isso promove uma melhor comunicação entre as duas partes, tornando mais fácil a compreensão das necessidades e quais soluções podem ser propostas.

Além disso, o feedback do cliente é fundamental para corrigir as estratégias e oferecer soluções cada vez mais personalizadas.

Conduza a reunião online para o fechamento do negócio

Depois de toda a preparação e discussão sobre o que pode ser oferecido para o cliente, é preciso juntar as ideias e propor o fechamento do negócio.

É comum que isso seja feito em um segundo encontro, portanto, se não conseguir fechar um contrato de primeira, não se desespere!

Ajuste a proposta conforme o feedback do cliente e as possibilidades que você e sua equipe podem oferecer, e apresente novamente.

Viu como fazer uma reunião online para clientes pode ser menos complicado seguindo esse passo a passo? O segredo é ter uma boa organização, checar as ferramentas e ter uma boa estratégia de negociação.

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